Inclusive Legacy Lab – Powered by Let´s Meet & PCMA
Inclusive Legacy Lab – Powered by Let’s Meet & PCMA
Con la colaboración especial de la Red Costarricense de Turismo Accesible
Apoyan: Consejo Nacional de Personas con Discapacidad (CONAPDIS); Instituto Costarricense de Turismo (ICT)
Del discurso inclusivo a la experiencia accesible
8 de junio | 3:00 p.m. – 6:00 p.m.
FIEXPO Latin America 2026
El Inclusive Legacy Lab es un laboratorio estratégico y participativo diseñado para transformar la conversación sobre inclusión en criterios concretos de accesibilidad aplicados a destinos, hoteles, venues, eventos y experiencias.
Bajo el enfoque “Del discurso inclusivo a la experiencia accesible”, esta actividad propone analizar el recorrido completo de una persona con discapacidad o con requerimientos específicos de accesibilidad: desde la búsqueda de información previa y el registro al evento, hasta la llegada al destino, el alojamiento, la movilidad, la participación en sesiones, el networking, la alimentación, las actividades sociales, las situaciones de emergencia y el retorno a su lugar de origen.
El laboratorio partirá de una premisa central:
La accesibilidad no comienza en la rampa. Comienza cuando diseñamos un evento pensando en quién podría quedar fuera.
La sesión combinará reflexión estratégica, experiencias reales, mirada técnica y trabajo colaborativo para identificar barreras, reconocer buenas prácticas, proponer soluciones aplicables y generar insumos que puedan contribuir a una industria de reuniones más accesible, competitiva y preparada para todas las personas.
Más que una conversación sobre inclusión, el Inclusive Legacy Lab será un espacio diseñado para activar aprendizajes, compromisos y acciones concretas que permitan pasar del discurso inclusivo a la experiencia accesible.
Propósito del laboratorio
El verdadero valor del Inclusive Legacy Lab no radica únicamente en identificar barreras o compartir experiencias, sino en convertir ese conocimiento en criterios técnicos aplicables que permitan mejorar futuros eventos.
La accesibilidad no debe entenderse únicamente como un requisito para eventos especializados o dirigidos a personas con discapacidad. El desafío actual de la industria es lograr que los eventos generales sean diseñados desde su origen para recibir a la mayor diversidad posible de participantes, expositores, compradores, vendedores, conferencistas, colaboradores y visitantes.
En este sentido, el laboratorio buscará generar una primera base de aprendizajes y recomendaciones que pueda contribuir a avanzar hacia una FIEXPO Latin America 2027 más inclusiva, accesible y preparada para todas las personas, convirtiéndose además en una referencia para la industria de reuniones en América Latina.
Facilitadores y expertos invitados
Mónica Garcia
Association Meetings Manager, Barcelona Convention Bureau
Gladys Díaz
Presidenta, Unión Latinoamericana de Ciegos
Stephanie Sheehy
Directora Ejecutiva, Red Costarricense de Turismo Accesible
Patricia Puentes
Directora, Let’s Meet
Lucio Vaquero
Director Regional, PCMA
Santiago González
Director de Desarrollo, FIEXPO Exhibitions Group
Agenda ajustada
3:00 p.m. – 3:10 p.m.
Apertura estratégica
La accesibilidad como condición de calidad, competitividad y hospitalidad real
Bienvenida e introducción al propósito del laboratorio.
Este bloque introducirá la idea central del laboratorio: la accesibilidad no debe entenderse como un componente adicional, una respuesta puntual o una obligación normativa, sino como un elemento esencial en el diseño de experiencias, destinos, hoteles, venues y eventos. A partir de esta visión, se presentará la metodología de trabajo de la sesión, basada en experiencias reales que permitan identificar barreras, reconocer buenas prácticas y transformar los aprendizajes en acciones concretas, responsables y oportunidades de mejora para la industria.
3:10 p.m. – 3:25 p.m.
Del discurso inclusivo a la experiencia accesible: marco conceptual y mirada institucional
Este bloque introductorio permitirá establecer una visión común sobre la accesibilidad y la inclusión en la industria de reuniones. A través de una conversación guiada por los facilitadores, se reflexionará sobre por qué la accesibilidad no debe verse únicamente como un requisito normativo o una adaptación puntual, sino como un elemento estratégico que influye directamente en la experiencia de los participantes, la reputación de los destinos, la competitividad de los eventos y la capacidad de generar espacios verdaderamente inclusivos.
La sesión buscará desafiar algunas percepciones tradicionales, partiendo de una idea central: cumplir con la normativa no garantiza una experiencia inclusiva. Un evento puede contar con infraestructura accesible y, aun así, presentar barreras en la comunicación, la información, la atención, la movilidad o la participación. Por ello, el objetivo no es únicamente eliminar obstáculos físicos, sino comprender la accesibilidad como una condición que permite que todas las personas puedan acceder, participar, interactuar y disfrutar de la experiencia en igualdad de condiciones. Esta reflexión servirá como base para el análisis de casos, la identificación de barreras y la construcción de propuestas de mejora durante el laboratorio.
3:25 p.m. – 4:10 p.m.
Casos de estudio y aprendizajes reales
Qué estamos haciendo, qué estamos aprendiendo y qué barreras siguen pendientes
Presentación de tres experiencias reales que permitirán analizar distintas dimensiones de la accesibilidad aplicada a eventos, destinos y servicios.
Cada caso será abordado desde cuatro perspectivas:
Barreras encontradas antes, durante y después del evento.
Buenas prácticas implementadas.
Desafíos o situaciones que generaron dificultades.
Lecciones aprendidas aplicables a otros eventos y destinos.
Caso 1 – Barcelona Convention Bureau
Movilidad y accesibilidad física
Este caso permitirá analizar aprendizajes vinculados con movilidad, infraestructura, circulación, accesibilidad física, venues, hoteles, transporte y experiencia urbana del participante.
Caso 2 – Unión Latinoamericana de Ciegos
Comunicación y acceso a la información para personas con discapacidad visual
Este caso permitirá abordar barreras vinculadas a información previa, sitios web, formularios, señalética, materiales, orientación, participación en sesiones, autonomía y comunicación accesible.
Caso 3 – ASIDOWN Costa Rica
Accesibilidad cognitiva, comprensión de eventos y autonomía
La experiencia permitirá identificar aprendizajes vinculados con accesibilidad cognitiva, comprensión de la información, autonomía, acompañamiento, diseño de experiencias y adaptación de procesos para personas con discapacidad cognitiva.
4:10 p.m. – 4:20 p.m.
Transición metodológica
Del caso de estudio al recorrido completo del participante
Breve explicación de la dinámica participativa.
En lugar de trabajar únicamente por tipo de discapacidad, los participantes serán organizados según los distintos momentos de la experiencia del asistente. Esto permitirá analizar la accesibilidad desde una lógica integral, práctica y aplicable a eventos generales.
Se presentará la matriz de trabajo que utilizarán los grupos:
Fase 1 = Elemento – Condición – Barrera identificada
Fase 2 = Posible solución – Actor responsable – Requerimientos
4:20 p.m. – 4:50 p.m.
Laboratorio de barreras
Los participantes trabajarán en los siguientes grupos temáticos:
Grupo 1 – Comunicación
Elementos a analizar:
- Información previa al viaje
- Registro previo y en sitio
- Solicitudes especiales
- Retroalimentación posterior
Grupo 2 – Servicios turísticos
Elementos a analizar:
- Llegada al destino
- Transporte y movilidad
- Alojamiento
- Orientación general en el destino
Grupo 3 – Evento
Elementos a analizar:
- Venue
- Ingreso y circulación
- Participación en sesiones
- Participación como asistente
- Participación como panelista
- Networking
- Inclusión laboral
Grupo 4 – Experiencia social
Elementos a analizar:
- Alimentación
- Actividades sociales
- Emergencias e imprevistos
- Acompañamiento y respuesta ante situaciones no planificadas
Cada grupo analizará su área temática e identificará para cada elemento a analizar:
- Las barreras que aparecen en cada momento de la experiencia
- La condición de discapacidad que se ve afectada por la barrera
¿Qué barrera queremos resolver?
¿A quién afecta principalmente?
El objetivo es identificar barreras críticas y a quienes se les limita el acceso en cada caso.
4:50 p.m. – 5:00 p.m.
Pausa breve
5:00 p.m. – 5:30 p.m.
Laboratorio de soluciones aplicables
De la barrera a la acción
Los mismos grupos trabajarán sobre las barreras identificadas para transformarlas en soluciones concretas, realistas y aplicables.
Para cada Barrera indicada en la Matriz debe encontrar al menos un ajuste razonable, una solución, un implemento de apoyo que minimice la barrera para lograr que el elemento sea para todas las personas.
¿Qué acción concreta puede implementarse?
¿Qué podría implementarse de forma inmediata?
Y además colocará un responsable para cada acción.
¿Qué actor debe liderar la solución?
Para finalmente responder y colocar en la Matriz:
¿Qué requiere presupuesto?
¿Qué requiere capacitación?
¿Qué requiere cambios operativos?
¿Qué requiere infraestructura?
La dinámica buscará convertir la conversación en una primera base de acciones concretas para destinos, hoteles, venues, organizadores, proveedores, convention bureaus, DMCs, PCOs e instituciones públicas.
5:30 p.m. – 5:45 p.m.
Puesta en común
Aprendizajes para una experiencia accesible
Presentación breve de los principales aportes de cada equipo.
Este bloque permitirá construir una primera base compartida de criterios aplicables para mejorar la accesibilidad en destinos, hoteles, venues, eventos y experiencias.
5:45 p.m. – 5:55 p.m.
Accesibilidad como legado real
Hoja de ruta hacia FIEXPO Latin America 2027
Espacio de síntesis para destacar los principales aprendizajes del laboratorio y proyectar posibles líneas de continuidad.
La accesibilidad será presentada como una dimensión concreta del legado: cuando un evento impulsa mejoras en la forma en que un destino recibe, orienta, comunica, moviliza y acompaña a sus visitantes, el destino queda mejor preparado para todos.
5:55 p.m. – 6:00 p.m.
Cierre institucional
Conclusiones finales y cierre de la actividad
El laboratorio finalizará reafirmando que una experiencia accesible no beneficia únicamente a las personas con discapacidad, sino que eleva la calidad de todo el sistema: mejora la hospitalidad, fortalece la competitividad y amplía la capacidad de los destinos para recibir más y mejor.
Con la colaboración especial de:
